Nous contacter5 CONSEILS POUR BIEN CHOISIR LE LIEU DE VOTRE EVENEMENT !
Faire correspondre lieu et l’événement inoubliable que vous souhaitez créer c’est bien l’enjeu numéro un. Accueillir votre événement professionnel dans un lieu atypique demande un minimum de réflexion, sur le contenu et l’objectif de l’événement, et de rigueur, pour anticiper tous les détails qui conduisent vers un événement parfait. Voici 5 conseils et réflexes qui vous permettront de choisir le lieu le plus adapté à votre événement.
#1 Les critères principaux : capacité d’accueil, budget et durée
C’est presque évident à dire mais votre budget détermine le champ des possibles en matière d’originalité et de caractères insolites du lieu que vous allez louer. Plus votre budget dédié à l’événement sera conséquent, plus l’offre d’espace en location sera grande. La capacité d’accueil est également à prendre en compte dès le départ. Prévoyez vos recherches plusieurs mois à l’avance si vous recherchez un lieu à grande capacité avec un budget restreint ou si vous souhaitez réserver le lieu sur plusieurs jours. Les possibilités seront alors souvent plus réduites. Attention, également à bien faire coïncider nombre d’invités et superficie : un lieu très grand mais vide le jour J peut être négatif en terme d’image.
#2 Les valeurs et le contexte de votre entreprise
Quelles sont les valeurs qui animent mon entreprise et quelles sont celles que je souhaite mettre en avant à travers cet événement ? Quel est le contexte de mon entreprise (pleine croissance, stabilité, lancement d’une nouvelle offre, levée de fonds…) ? Autant de questions à se poser en amont pour une cohérence de l’image que vous souhaitez donner à votre événement, et d’une manière plus générale de votre entreprise. Réservez un lieu dont l’événementiel n’est pas l’usage premier, un lieu original, différent est un élément différenciant, traduisant une certaine audace, une ouverture et du sens, en optimisant des lieux non dédiés à l’événementiel. Que ce soit un événement professionnel interne ou externe, l’objectif est souvent de marquer les esprits, faire vivre une expérience unique, sortir du cadre habituel et formel. Dans cette logique le lieu reste déterminant pour créer la surprise. Une manière de faire passer des messages en somme.
#3 Le type d’événement et les invités
Votre événement est-il un événement interne ou externe ? Une soirée client, un lancement de produit, une soirée interne, un séminaire, une soirée de Noël ? Chaque typologie de réception possède ses codes et ses exigences. Certaines activités envisagées peuvent demander une logistique plus conséquente.
Il est donc important de choisir votre lieu en fonction de la typologie de votre événement, de la partie restauration ou de la décoration et ambiance que vous envisagez sur place. Par exemple, un cocktail dinatoire nécessite peu de chaises. Une conférence et un repas assis, oui. Certains lieux ne peuvent accueillir de régie technique ou de gros matériel de mise en lumière…
#4 Les critères secondaires : accès, hébergement, matériel et logistique sur place
Les possibilités d’accès au lieu, de stationnement et d’hébergement ne sont pas à oublier. Si vos invités viennent de loin et ont besoin d’un accès direct à la gare ou à un hôtel, il faudra s’assurer que le lieu choisi répond à ces critères. Soyez donc vigilants sur le stationnement à proximité, ou, veillez à proposer des solutions alternatives, les hôtels et gites à réserver si l’événement se tient sur plusieurs jours.
Par ailleurs, noter bien l’ensemble du matériel qui est mis à disposition dans la salle louée et vérifier les horaires de montage et démontage. Faites-vous conseiller quant à la logistique nécessaire sur place en fonction de votre événement.
#5 Coordination et supervision sur place
Enfin, posez des questions sur la coordination du lieu le jour J. Serez-vous seule ? Qui s’occupe de rendre le lieu propre ? Comment le lieu est sécurisé ? Par exemple, chez L’effête papillonne, un coordinateur est systématiquement sur place du début à la fin de votre événement pour vous aider dans l’installation, l’accueil de vos invités, la supervision des différents prestataires et gère la remise en état du lieu. Il connaît le lieu par cœur et sait gérer les imprévus dans les lieux atypiques. Un service qui vous permet de profiter sereinement et de vous assurer du succès de votre événement.
